为什么将信息管理系统迁移到云平台和SaaS?
如今，信息管理市场正在发生根本性的变化。而将企业内容管理(ECM)交易转到云计算的进程则要慢得多，例如客户关系管理(CRM)套件。事实上在几年前，行业分析师估计，只有不到20%的组织将其实施部署到云端。
企业内容管理(ECM)采用云计算进展缓慢的原因有很多，这其中包括从客户的数据隐私问题到性能和成本。但是时代在变。根据AIIM公司最近的信息管理状况研究报告，超过80%的信息管理专业人员计划转向基于云计算的解决方案。信息管理行业在过去三年中对云计算的态度发生了显著变化。客户开始比以往任何时候都更加信任云计算提供商，供应商已经开始推出可以利用云计算和内部部署基础设施的产品。供应商的思维模式现在更可能是“云优先(cloud-first)”而不是“只有云(cloud-only)”，混合云似乎是数据管理人员的长期发展方向，而不是临时的、仅限于内部部署的解决方案。在将所有数据传输到云计算之前作为临时举措。
商业数字化需要信息管理的新方法
根据AIIM公司的研究，81%的组织认为数字化转型对其组织很重要。但是，传统的企业内容管理(ECM)已经不足以满足数字化转型业务的复杂需求。正如AIIM首席布道师John Mancini所说：“信息混乱的上升趋势正在创造对新的信息管理实践的需求，这些实践超越了传统的企业内容管理(ECM)。”
实际上，AIIM公司的研究还发现，对于70%的组织而言，企业内容管理(ECM)时代的单片模型特征已被所需消费内容功能(即内容服务)的愿望所取代。
内容服务框架引入了现代智能信息管理的架构。内容以多种不同的形式出现，并存储在不同的系统和存储库中并应用。此外，绝大多数组织的信息通常驻留在内容管理系统之外。
智能信息管理不再依赖于单一的企业内容管理(ECM)解决方案，与其相反，它建立在几个通过API集成的服务上。所有这些层都是统一的，无论内容所在的系统或存储库如何，都可以访问内容。
统一内容层允许用户通过元数据与内容交互，从而为信息提供场景和价值。这提高了数据的可用性，并允许用户将业务关键数据与大量暗数据分开。
协作和流动性与控制和合规性
云计算技术具有其明显的优势，但在寻求控制和合规性时，云计算可能不是一个很好的选择。控制和合规通常是组织的优先事项，尤其是面临法律和合规要求不断增加的现状。尽管有这个重点，但组织的员工希望使用方便、直观的用户体验和灵活性，可以在办公时间或企业场所以外工作。如果组织没有提供合适的工具来满足员工的需求，员工就会采取自己的工作方式。
提高用户采用率的关键是提供易于使用、自动更新、易于集成和移动友好的引人入胜的解决方案。
混合解决方案提供两全其美的优势。混合解决方案可以提供对内部部署已建立记录的控制、合规性和管理，以及员工通过基于云计算的应用程序在日常工作中寻求的灵活用户体验。混合基础设施还消除了组织对数据迁移的需求，允许组织将遗留内容保留在原有位置。
灵活性和协作的便利性
云计算服务有几个好处：例如，云计算服务为移动工作提供了无与伦比的机会。云计算服务使企业能够为员工提供更加灵活的工作方式，而不会对生产力产生负面影响。通过共享服务进行协作，还可以进一步提高工作效率，因为团队可以更好地在项目上进行交互和协作，共享相同的工具和文档。
例如，企业现在可以通过安全文档门户与第三方共享信息。这不仅可以让每个人更有效地工作，还可以保持对企业内外重要信息流的可见性和控制，这对可审计性至关重要。
提高生产力和企业级安全性
由于将会面临隐私和数据安全风险，一些供应商可能对采用云计算解决方案有些犹豫，但值得注意的是，一些规模最大的云计算提供商可以为规模较小的部门解决方案提供企业级(或更好)的安全性。其数据中心通常是冗余的，并连接到多个电网，数据存储经过复制和加密。对于大多数企业而言，无法在本地部署数据中心或服务器机房中很难获得相同级别的冗余。大多数云计算提供商还为选择数据存储的物理位置提供了灵活性。
对于计算密集型工作负载，云计算还提供比传统虚拟化服务器环境更多的弹性。例如，一些人工智能服务，例如计算机视觉API，需要一定程度的容量，这种容量的花费昂贵而无法在本地维护。借助多租户云服务，云计算提供商能够以合理的价格按需提供超大规模计算。
从许可的角度来看，SaaS模式还提供了更多的灵活性。企业支付所需服务的订阅费，然后就可以在最短的启动时间内使用该软件。此外，由于许多云计算解决方案提供自动更新，因此IT人员可以需要更少的时间进行服务器和/或软件更新。
新技术扩展了信息管理市场
随着针对小客户的新技术和新类型产品的开发，企业内容管理(ECM)解决方案正在向小型企业和中型企业发展。
降低成本、采用速度和业务流程转型这些典型的驱动因素，促进了中小公司信息管理解决方案的扩展。
同时，失去控制，数据安全，以及云计算与现有架构的集成等，这些典型问题可能会阻碍企业向云计算服务的过渡。但是，规模较小的公司通常需要担心的现有架构较少，需要跟踪和维护的内部资源较少，并且可以快速建立数据安全专业知识。
这使得转向云计算和混合解决方案的决定变得相对容易。混合解决方案可帮助中小企业克服大多数这些问题，在需要的地方提供更多控制，同时改善协作，并轻松访问出于安全目的需要进行审查的内容。
